Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) merupakan seperangkat mekanisme formal dan informal yang dirancang untuk memastikan bahwa perilaku dan keputusan individu dalam organisasi sesuai dengan tujuan strategis organisasi. Pengendalian manajemen berfungsi untuk meminimalkan control problems, yaitu kondisi ketika karyawan tidak mengetahui apa yang harus dilakukan, tidak mau melakukan apa yang seharusnya dilakukan, atau tidak mampu melakukan tugasnya dengan baik. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, organisasi dapat menggunakan beberapa jenis control, antara lain:

1. Results Control (Pengendalian Hasil)

  Results control adalah jenis pengendalian yang berfokus pada hasil akhir (outcomes) dari aktivitas karyawan, bukan pada proses atau tindakan spesifik yang mereka lakukan. Dalam pendekatan ini, manajemen menetapkan target kinerja yang jelas, mengukur pencapaian aktual, dan memberikan penghargaan atau sanksi berdasarkan tingkat pencapaian tersebut.

Results Control terdiri dari 4 elemen:

1. Define Performance Dimensions: mendefinisikan dimensi kerja setiap setiap level dalam organisasi agar dapat menentukan hasil yang ingin diukur dan hasilnya telah sesuai. 
2. Performance Measurement: menentukan alat ukur berdasarkan dimensi kerja setiap level dalam organisasi. 
3. Setting Performance Target: menentukan target berdasarkan hasil dari dimensi kinerja yang terukur. 
4. Providing Rewards and Punishment: memberi reward (seperti promosi, bonus) bagi karyawan yang berhasil memenuhi atau melampaui target, dan punishment bagi karyawan yang tidak berhasil memenuhi target. 

  Results control efektif jika hasil dapat diukur dengan baik dan individu memiliki kebebasan dalam menentukan cara mencapai target. Namun, control ini beresiko menyebabkan perilaku menyimpang seperti manipulasi angka, orientasi jangka pendek (myopia), dan pengabaian aspek non-keuangan jika sistem pengukurannya tidak dirancang dengan baik.

2. Action Control (Pengendalian Tindakan)

  Action control berfokus pada pengendalian perilaku atau tindakan spesifik yang dilakukan oleh karyawan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa tindakan yang diambil sesuai dengan kepentingan organisasi dan mencegah terjadinya perilaku yang menyimpang atau tidak diinginkan.

Bentuk-Bentuk Action Control:

1. Action accountability: Pertanggungjawaban atas tindakan tertentu melalui prosedur, standar operasional, dan audit internal.
2. Preaction reviews: Peninjauan rencana atau keputusan sebelum dieksekusi, misalnya persetujuan anggaran atau proposal investasi. 
3. Behavioral constraints: Pembatasan fisik atau administratif, seperti pemisahan tugas, otorisasi berlapis, dan akses sistem yang terbatas.
4. Redundancy: Penugasan lebih dari satu orang atau unit untuk tugas penting guna mengurangi resiko kesalahan atau kecurangan.

   Action control efektif jika manajemen mengetahui tindakan apa yang seharusnya dilakukan dan mampu mengamati atau memverifikasinya. Namun, control ini dapat menimbulkan biaya yang tinggi, mengurangi fleksibilitas, dan menurunkan kreativitas jika penerapannya terlalu ketat.

3. Personnel Control (Pengendalian Personel)

   Personnel control bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memiliki orang yang tepat, dengan kompetensi dan motivasi yang sesuai, sehingga mereka secara alami akan bertindak sesuai dengan tujuan organisasi.

Mekanisme Personnel Control:

1. Selection and Placement: Memilih individu dengan nilai, keterampilan, dan sikap yang sesuai kebutuhan organisasi.
2. Training: Meningkatkan kemampuan teknis dan manajerial melalui pelatihan agar karyawan dapat menjalankan tugasnya dengan efektif.
3. Job design and providing necessary resources: merancang pekerjaan yang jelas agar karyawan memahami peran dan tanggung jawabnya.

  Personnel control bersifat preventif karena mengurangi kemungkinan terjadinya control problems sejak awal. Control ini relatif fleksibel dan biayanya lebih rendah dalam jangka panjang, namun sering kali hasilnya tidak langsung terlihat.

4. Cultural Control (Pengendalian Budaya)

  Cultural control menekankan pada pembentukan nilai, norma, dan keyakinan bersama yang mempengaruhi perilaku anggota organisasi. Dalam sistem ini, pengendalian terjadi melalui internalisasi nilai, bukan melalui aturan formal saja.

Bentuk Cultural Control:

1. Codes of Conduct: kode etik agar karyawan dapat bertindak dan mengambil keputusan sesuai nilai dan budaya organisasi. 
2. Group-based Rewards: memberikan reward bagi kelompok yang mencapai tujuan bersama untuk memotivasi karyawan agar berkolaborasi dalam mencapai tujuan organisasi. 
3. Intraorganizational Transfer: memindahkan karyawan dari satu divisi ke divisi lain untuk mengembangkan keterampilan karyawan. 
4. Physical and Social Arrangement: mengatur lingkungan kerja untuk mengendalikan perilaku karyawan agar sesuai tujuan organisasi. 
5. Tone at the Top: perilaku dan sikap pemimpin menjadi teladan bagi karyawan. 

  Cultural control sangat kuat karena dapat mengarahkan perilaku tanpa pengawasan yang ketat. Akan tetapi, pembentukannya membutuhkan waktu lama dan sulit diubah jika lingkungan bisnis mengalami perubahan signifikan.

  Keempat jenis control diatas bukan pilihan yang saling menggantikan, tetapi saling melengkapi. Organisasi yang efektif biasanya menggabungkan berbagai jenis control sesuai dengan strategi, lingkungan, dan karakteristik sumber daya manusianya. Dengan desain SPM yang seimbang dan kontekstual, manajemen dapat meningkatkan kinerja organisasi dan meminimalkan resiko perilaku menyimpang.

Referensi:

Merchant, K. A., & Van der Stede, W. A. (2017). Management Control Systems. (4th ed.). Pearson Education.

 

(Nadine)